Date d’entrée en vigueur : mai 2026
Adresse : 147 Rue de l´Alzette, 4011, Esch-sur-Alzette
Courriel : moien@cabinetvade.lu
 
 
1. Introduction
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Cabinet Médical VADE s'engage à protéger votre vie privée et à traiter vos données personnelles conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et aux lois luxembourgeoises en vigueur.
Cette politique décrit la manière dont nous recueillons, utilisons, conservons et protégeons vos informations personnelles et de santé dans le cadre de notre activité médicale et de notre système de gestion des rendez-vous.
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2. Données collectées
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Dans le cadre de votre prise en charge médicale et de la gestion de vos rendez-vous, nous collectons les données suivantes :
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• Données d'identification : nom, prénom, genre

• Coordonnées : adresse email, numéro de téléphone, adresse postale

• Données administratives : numéro de matricule CNS, informations d'assurance

• Données de rendez-vous : date, heure, médecin traitant, motif de consultation

• Données de santé partagées volontairement lors de la consultation

• Notes cliniques internes rédigées par le personnel soignant

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Important : Aucune donnée médicale n'est collectée sans votre consentement explicite. Les patients ne créent pas eux-mêmes de compte — toutes les informations sont saisies par le personnel du cabinet lors de la prise de rendez-vous.
 
3. Méthodes de collecte
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Vos données sont recueillies par le personnel du cabinet lors de :

• La prise de rendez-vous par téléphone ou en cabinet

• La saisie de vos informations dans notre système de gestion interne

• Votre consultation médicale

• L'envoi ou la réception de communications (email, WhatsApp, téléphone)

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Des données peuvent également provenir de professionnels de santé ou d'assureurs, uniquement avec votre autorisation explicite.
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4. Utilisation des données
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Vos données sont utilisées exclusivement pour :
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• Fournir des soins médicaux et gérer votre dossier patient

• Gérer vos rendez-vous et assurer le suivi de votre parcours de soins

• Vous envoyer des rappels automatiques de rendez-vous (email et/ou WhatsApp) 3 jours et 24 heures avant votre consultation

• Vous transmettre un lien d'annulation sécurisé inclus dans les rappels

• Vous inviter à laisser un avis Google 24 heures après votre consultation, si vous y avez consenti

• Respecter nos obligations légales et réglementaires

 
Base légale (RGPD) :
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• Article 6(1)(b) — exécution d'un contrat de soins

• Article 9(2)(h) — traitement nécessaire aux fins de soins de santé

• Article 6(1)(a) — consentement (communications optionnelles)

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5. Infrastructure technique et sous-traitants
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Notre système de gestion repose sur des prestataires techniques de confiance :
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• Supabase (PostgreSQL) — hébergement de la base de données (rendez-vous, patients). Serveurs AWS situés dans l'EEE.

• Netlify — hébergement de l'application web de gestion interne. Serveurs situés dans l'EEE.

• Twilio / WhatsApp Business — envoi des rappels de rendez-vous par WhatsApp. Données transitant via des serveurs aux États-Unis (clauses contractuelles types appliquées).

• EmailJS — envoi des rappels et confirmations par email. Traitement limité à l'adresse email et au contenu du message.

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6. Rappels automatiques et communications
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Si vous nous avez communiqué votre email et/ou numéro de téléphone, notre système envoie automatiquement :
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• J-3 : un email de rappel de votre rendez-vous

• J-1 : un email et un message WhatsApp de rappel incluant un lien d'annulation sécurisé

• J+1 : un email vous invitant à laisser un avis Google (optionnel)

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Chaque rappel contient un lien unique et sécurisé vous permettant d'annuler votre rendez-vous en ligne jusqu'à 24h avant la consultation. Passé ce délai, veuillez nous contacter directement au +352 27 86 03 01.
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Tout rendez-vous non honoré sans annulation préalable de 24h fera l'objet d'une facture non remboursée par la CNS.
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7. Conservation et sécurité
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Les données médicales et de rendez-vous sont conservées 10 ans après votre dernier contact, conformément aux obligations légales applicables aux établissements de santé luxembourgeois, puis supprimées ou anonymisées de manière sécurisée.
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L'accès à notre système de gestion est protégé par authentification obligatoire. Seul le personnel autorisé du Cabinet VADE peut accéder à vos données.
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8. Médecins partenaires
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Le Cabinet VADE accueille plusieurs praticiens indépendants soumis au secret professionnel médical et aux obligations de conformité RGPD. Chaque médecin n'accède qu'aux données de ses propres patients, dans le strict cadre de la relation de soins.
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9. Vos droits
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Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants : droit d'accès, droit de rectification, droit à l'effacement, droit de limitation, droit d'opposition, droit à la portabilité.
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Pour exercer ces droits ou retirer votre consentement : moien@cabinetvade.lu
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10. Communications optionnelles
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Nous n'envoyons de communications promotionnelles qu'avec votre consentement explicite. Vous pouvez vous désabonner à tout moment en nous contactant à moien@cabinetvade.lu.
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11. Cookies
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Notre application de gestion interne utilise des cookies de session et de stockage local exclusivement à des fins fonctionnelles. Aucun cookie de traçage ou publicitaire n'est utilisé.
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12. Modifications
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Cette politique peut être mise à jour périodiquement. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de ce document.
 
13. Contact et Autorité de contrôle
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Cabinet Médical VADE 147, rue de l'Alzette, 4011 Esch-sur-Alzette, Luxembourg Téléphone : +352 27 86 03 01 Email : moien@cabinetvade.lu
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Autorité de contrôle — CNPD Commission Nationale pour la Protection des Données 15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, Luxembourg Email : info@cnpd.lu · Tél. : +352 26 10 60 – 1 · www.cnpd.lu